YumiNote legali
Accordo sul trattamento dei dati (DPA)
Questo accordo fa parte delle Condizioni generali di servizio di Yumi. Regola il trattamento dei dati personali che digitalCode Sagl (il «Responsabile») svolge per conto del Cliente (il «Titolare»), secondo l’art. 9 della legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, quando applicabile, l’art. 28 del GDPR. Per le questioni di protezione dei dati prevale sulle Condizioni generali.
1. Oggetto e durata
- Il Responsabile tratta i dati personali solo per fornire Yumi al Titolare: conservare e indicizzare le Fonti, generare le risposte degli assistenti, conservare le conversazioni e mostrarle nella dashboard.
- L’accordo dura quanto il contratto Yumi e, dopo, finché il Responsabile tratta dati del Titolare.
2. Dati e interessati
| Interessati | Visitatori che scrivono agli assistenti del Titolare; Membri dell’organizzazione; persone citate nelle Fonti |
| Dati | Messaggi e conversazioni; contenuti delle Fonti (pagine web e documenti); nome ed email dei Membri; identificativi tecnici temporanei dei visitatori |
| Categorie particolari | Nessuna prevista. Il Titolare non le inserisce nelle Fonti se non è indispensabile e lecito |
| Natura del trattamento | Conservazione, indicizzazione, ricerca, elaborazione con modelli di intelligenza artificiale, visualizzazione, cancellazione |
3. Istruzioni del Titolare
- Il Responsabile tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate del Titolare. Sono istruzioni le Condizioni generali, questo accordo e le impostazioni che il Titolare sceglie in Yumi, per esempio la durata di conservazione delle conversazioni.
- Se ritiene che un’istruzione violi la legge sulla protezione dei dati, il Responsabile lo segnala al Titolare.
- Il Responsabile non usa i dati del Titolare per scopi propri, né per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
4. Riservatezza
Il Responsabile autorizza al trattamento solo le persone che ne hanno bisogno e che sono vincolate alla riservatezza.
5. Sicurezza
Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:
- connessioni cifrate (HTTPS/TLS) e rete privata cifrata tra i server di elaborazione;
- separazione logica dei dati di ogni organizzazione e controlli di accesso per ruolo;
- password conservate con hash, sessioni protette, autenticazione a due fattori disponibile per tutti gli account e fortemente raccomandata, anche per gli accessi amministrativi del Responsabile;
- limitazione delle richieste e blocco dei tentativi di accesso ripetuti;
- privilegi minimi per i servizi interni e registro delle operazioni rilevanti;
- copie di sicurezza giornaliere cifrate e procedure di ripristino verificate;
- aggiornamenti di sicurezza regolari.
Il Responsabile può aggiornare queste misure, purché il livello di protezione non diminuisca.
6. Sub-responsabili
- Il Titolare autorizza in generale il ricorso ai sub-responsabili. Quelli attuali sono:
| Sub-responsabile | Attività | Luogo |
|---|---|---|
| Fornitore di data center | Hosting dei server di Yumi e delle copie di sicurezza | Germania |
| Fornitore di modelli di intelligenza artificiale | Generazione delle risposte con un modello di intelligenza artificiale, senza conservazione dei contenuti | Stati Uniti; per capacità aggiuntiva Europa e Singapore |
L’indicizzazione, la ricerca e la lettura delle immagini nei documenti avvengono su server del Responsabile in Svizzera. Il Titolare può chiedere a info@digitalcode.ch l’elenco nominativo dei sub-responsabili, che riceve con vincolo di riservatezza. 2. Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati equivalenti a questo accordo e risponde del loro operato. 3. Il Responsabile annuncia nuovi sub-responsabili almeno 30 giorni prima, per email o nella dashboard. Il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati; se le parti non trovano una soluzione, il Titolare può disdire con effetto alla data del cambiamento.
7. Trasferimenti all’estero
Se i dati sono trattati in Stati senza una protezione adeguata, il Responsabile assicura garanzie adeguate, in particolare le clausole contrattuali standard riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e dalla Commissione europea.
8. Assistenza al Titolare
- Il Responsabile aiuta il Titolare a rispondere alle richieste degli interessati. Yumi permette al Titolare di consultare e cancellare conversazioni e Fonti dalla dashboard; per le altre richieste il Titolare scrive a info@digitalcode.ch.
- Se un interessato si rivolge direttamente al Responsabile, questo lo indirizza al Titolare.
- Il Responsabile fornisce, nei limiti delle informazioni di cui dispone, il supporto ragionevole per valutazioni d’impatto e consultazioni delle autorità.
9. Violazioni dei dati
Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo dal momento in cui ne viene a conoscenza, di ogni violazione della sicurezza che riguarda i suoi dati. Fornisce le informazioni disponibili e adotta le misure per limitarne le conseguenze.
10. Cancellazione alla fine del contratto
- Prima della chiusura il Titolare può scaricare i documenti caricati e consultare le conversazioni dalla dashboard.
- Entro 90 giorni dalla fine del contratto il Responsabile cancella i dati del Titolare; dalle copie di sicurezza entro ulteriori 90 giorni. Restano solo i dati che la legge obbliga a conservare.
11. Verifiche
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare la documentazione necessaria a dimostrare il rispetto di questo accordo, come la descrizione delle misure di sicurezza. Solo se questa documentazione non basta, o se lo richiede un’autorità di controllo, il Titolare può far eseguire una verifica da un revisore vincolato alla riservatezza, al massimo una volta all’anno e con un preavviso di 30 giorni. Le spese della verifica, compreso il tempo dedicato dal Responsabile, sono a carico del Titolare. La verifica non deve compromettere la sicurezza o i dati di altri clienti.
12. Responsabilità
La responsabilità delle parti è regolata dalle Condizioni generali, salvo le norme imperative.