YumiMentions légales
Accord sur le traitement des données (DPA)
Le présent accord fait partie des Conditions générales de Yumi. Il régit le traitement des données personnelles que digitalCode Sagl (le « Sous-traitant ») effectue pour le compte du Client (le « Responsable du traitement »), conformément à l’art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu’il est applicable, à l’art. 28 du RGPD. Pour les questions de protection des données, il prévaut sur les Conditions générales.
1. Objet et durée
- Le Sous-traitant traite les données personnelles uniquement pour fournir Yumi au Responsable du traitement : conserver et indexer les Sources, générer les réponses des assistants, conserver les conversations et les afficher dans le tableau de bord.
- L’accord dure aussi longtemps que le contrat Yumi et, ensuite, tant que le Sous-traitant traite des données du Responsable du traitement.
2. Données et personnes concernées
| Personnes concernées | Visiteurs qui écrivent aux assistants du Responsable du traitement ; Membres de l’organisation ; personnes mentionnées dans les Sources |
| Données | Messages et conversations ; contenus des Sources (pages web et documents) ; nom et e-mail des Membres ; identifiants techniques temporaires des visiteurs |
| Données sensibles | Aucune n’est prévue. Le Responsable du traitement ne les introduit pas dans les Sources, sauf si cela est indispensable et licite |
| Nature du traitement | Conservation, indexation, recherche, traitement au moyen de modèles d’intelligence artificielle, affichage, suppression |
3. Instructions du Responsable du traitement
- Le Sous-traitant traite les données uniquement selon les instructions documentées du Responsable du traitement. Constituent des instructions les Conditions générales, le présent accord et les paramètres que le Responsable du traitement choisit dans Yumi, par exemple la durée de conservation des conversations.
- S’il estime qu’une instruction viole la législation sur la protection des données, le Sous-traitant le signale au Responsable du traitement.
- Le Sous-traitant n’utilise pas les données du Responsable du traitement à ses propres fins, ni pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
4. Confidentialité
Le Sous-traitant n’autorise à traiter les données que les personnes qui en ont besoin et qui sont tenues à la confidentialité.
5. Sécurité
Le Sous-traitant prend des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :
- connexions chiffrées (HTTPS/TLS) et réseau privé chiffré entre les serveurs de traitement ;
- séparation logique des données de chaque organisation et contrôles d’accès par rôle ;
- mots de passe conservés sous forme hachée, sessions protégées, authentification à deux facteurs disponible pour tous les comptes et vivement recommandée, y compris pour les accès administratifs du Sous-traitant ;
- limitation des requêtes et blocage des tentatives de connexion répétées ;
- privilèges minimaux pour les services internes et journal des opérations importantes ;
- copies de sauvegarde quotidiennes chiffrées et procédures de restauration vérifiées ;
- mises à jour de sécurité régulières.
Le Sous-traitant peut mettre à jour ces mesures, pour autant que le niveau de protection ne diminue pas.
6. Sous-traitants ultérieurs
- Le Responsable du traitement autorise de manière générale le recours à des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs actuels sont :
| Sous-traitant ultérieur | Activité | Lieu |
|---|---|---|
| Fournisseur de centre de données | Hébergement des serveurs de Yumi et des copies de sauvegarde | Allemagne |
| Fournisseur de modèles d’intelligence artificielle | Génération des réponses au moyen d’un modèle d’intelligence artificielle, sans conservation des contenus | États-Unis ; pour une capacité supplémentaire, Europe et Singapour |
L’indexation, la recherche et la lecture des images dans les documents ont lieu sur des serveurs du Sous-traitant en Suisse. Le Responsable du traitement peut demander la liste nominative des sous-traitants ultérieurs à info@digitalcode.ch ; il la reçoit sous réserve de confidentialité. 2. Le Sous-traitant impose aux sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes au présent accord et répond de leurs actes. 3. Le Sous-traitant annonce tout nouveau sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l’avance, par e-mail ou dans le tableau de bord. Le Responsable du traitement peut s’y opposer pour des motifs liés à la protection des données ; si les parties ne trouvent pas de solution, le Responsable du traitement peut résilier avec effet à la date du changement.
7. Transferts à l’étranger
Si les données sont traitées dans des États n’offrant pas un niveau de protection adéquat, le Sous-traitant assure des garanties appropriées, en particulier les clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et par la Commission européenne.
8. Assistance au Responsable du traitement
- Le Sous-traitant aide le Responsable du traitement à répondre aux demandes des personnes concernées. Yumi permet au Responsable du traitement de consulter et de supprimer les conversations et les Sources depuis le tableau de bord ; pour les autres demandes, le Responsable du traitement écrit à info@digitalcode.ch.
- Si une personne concernée s’adresse directement au Sous-traitant, celui-ci la renvoie au Responsable du traitement.
- Dans les limites des informations dont il dispose, le Sous-traitant fournit un soutien raisonnable pour les analyses d’impact et les consultations des autorités.
9. Violations de la sécurité des données
Le Sous-traitant informe le Responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, de toute violation de la sécurité concernant ses données. Il fournit les informations disponibles et prend les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences.
10. Suppression à la fin du contrat
- Avant la clôture, le Responsable du traitement peut télécharger les documents chargés et consulter les conversations depuis le tableau de bord.
- Dans les 90 jours suivant la fin du contrat, le Sous-traitant supprime les données du Responsable du traitement ; des copies de sauvegarde, dans un délai supplémentaire de 90 jours. Seules sont conservées les données que la loi oblige à conserver.
11. Audits
Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable du traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect du présent accord, comme la description des mesures de sécurité. Uniquement si cette documentation ne suffit pas, ou si une autorité de contrôle l’exige, le Responsable du traitement peut faire réaliser un audit par un auditeur tenu à la confidentialité, au maximum une fois par an et moyennant un préavis de 30 jours. Les frais de l’audit, y compris le temps consacré par le Sous-traitant, sont à la charge du Responsable du traitement. L’audit ne doit pas compromettre la sécurité ni les données d’autres clients.
12. Responsabilité
La responsabilité des parties est régie par les Conditions générales, sous réserve des dispositions impératives.