YumiRechtliches
Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)
Dieser Vertrag ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Yumi. Er regelt die Bearbeitung von Personendaten, welche die digitalCode Sagl (die «Auftragsbearbeiterin») im Auftrag des Kunden (der «Verantwortliche») vornimmt, gemäss Art. 9 des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG) und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO. In Fragen des Datenschutzes geht er den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor.
1. Gegenstand und Dauer
- Die Auftragsbearbeiterin bearbeitet Personendaten ausschliesslich, um dem Verantwortlichen Yumi bereitzustellen: Quellen speichern und indexieren, Antworten der Assistenten erzeugen, Gespräche speichern und im Verwaltungsbereich anzeigen.
- Der Vertrag gilt für die Dauer des Yumi-Vertrags und danach, solange die Auftragsbearbeiterin Daten des Verantwortlichen bearbeitet.
2. Daten und betroffene Personen
| Betroffene Personen | Besucher, die den Assistenten des Verantwortlichen schreiben; Mitglieder der Organisation; in den Quellen genannte Personen |
| Daten | Nachrichten und Gespräche; Inhalte der Quellen (Webseiten und Dokumente); Name und E-Mail der Mitglieder; temporäre technische Kennungen der Besucher |
| Besonders schützenswerte Personendaten | Keine vorgesehen. Der Verantwortliche nimmt sie nicht in die Quellen auf, sofern dies nicht unerlässlich und rechtmässig ist |
| Art der Bearbeitung | Speicherung, Indexierung, Suche, Verarbeitung mit Modellen der künstlichen Intelligenz, Anzeige, Löschung |
3. Weisungen des Verantwortlichen
- Die Auftragsbearbeiterin bearbeitet die Daten nur gemäss den dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Als Weisungen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dieser Vertrag und die Einstellungen, die der Verantwortliche in Yumi wählt, zum Beispiel die Aufbewahrungsdauer der Gespräche.
- Ist die Auftragsbearbeiterin der Ansicht, dass eine Weisung gegen das Datenschutzrecht verstösst, teilt sie dies dem Verantwortlichen mit.
- Die Auftragsbearbeiterin verwendet die Daten des Verantwortlichen weder für eigene Zwecke noch zum Training von Modellen der künstlichen Intelligenz.
4. Vertraulichkeit
Die Auftragsbearbeiterin ermächtigt nur Personen zur Bearbeitung, die dies benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
5. Sicherheit
Die Auftragsbearbeiterin trifft dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen, darunter:
- verschlüsselte Verbindungen (HTTPS/TLS) und ein verschlüsseltes privates Netzwerk zwischen den Verarbeitungsservern;
- logische Trennung der Daten jeder Organisation und rollenbasierte Zugriffskontrollen;
- als Hash gespeicherte Passwörter, geschützte Sitzungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, die für alle Konten verfügbar und dringend empfohlen ist, auch für die administrativen Zugriffe der Auftragsbearbeiterin;
- Begrenzung der Anfragen und Sperrung wiederholter Anmeldeversuche;
- minimale Berechtigungen für interne Dienste und Protokollierung relevanter Vorgänge;
- tägliche verschlüsselte Sicherungskopien und geprüfte Wiederherstellungsverfahren;
- regelmässige Sicherheitsupdates.
Die Auftragsbearbeiterin kann diese Massnahmen anpassen, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.
6. Unterauftragsbearbeiter
- Der Verantwortliche genehmigt allgemein den Beizug von Unterauftragsbearbeitern. Derzeit sind dies:
| Unterauftragsbearbeiter | Tätigkeit | Ort |
|---|---|---|
| Rechenzentrumsanbieter | Hosting der Yumi-Server und der Sicherungskopien | Deutschland |
| Anbieter von Modellen der künstlichen Intelligenz | Erzeugung der Antworten mit einem Modell der künstlichen Intelligenz, ohne Speicherung der Inhalte | Vereinigte Staaten; für zusätzliche Kapazität Europa und Singapur |
Die Indexierung, die Suche und das Auslesen der Bilder in den Dokumenten erfolgen auf Servern der Auftragsbearbeiterin in der Schweiz. Der Verantwortliche kann die Liste der Unterauftragsbearbeiter mit Namen bei info@digitalcode.ch anfordern und erhält sie unter Vertraulichkeit. 2. Die Auftragsbearbeiterin auferlegt den Unterauftragsbearbeitern Datenschutzpflichten, die diesem Vertrag gleichwertig sind, und haftet für deren Handeln. 3. Die Auftragsbearbeiterin kündigt neue Unterauftragsbearbeiter mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder im Verwaltungsbereich an. Der Verantwortliche kann aus Gründen des Datenschutzes widersprechen; finden die Parteien keine Lösung, kann der Verantwortliche auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.
7. Übermittlungen ins Ausland
Werden die Daten in Staaten ohne angemessenen Datenschutz bearbeitet, stellt die Auftragsbearbeiterin geeignete Garantien sicher, insbesondere die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und von der Europäischen Kommission anerkannten Standardvertragsklauseln.
8. Unterstützung des Verantwortlichen
- Die Auftragsbearbeiterin unterstützt den Verantwortlichen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen. Yumi ermöglicht es dem Verantwortlichen, Gespräche und Quellen im Verwaltungsbereich einzusehen und zu löschen; für andere Anfragen schreibt der Verantwortliche an info@digitalcode.ch.
- Wendet sich eine betroffene Person direkt an die Auftragsbearbeiterin, verweist diese sie an den Verantwortlichen.
- Die Auftragsbearbeiterin leistet im Rahmen der ihr verfügbaren Informationen angemessene Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Konsultationen der Behörden.
9. Verletzungen der Datensicherheit
Die Auftragsbearbeiterin informiert den Verantwortlichen ohne unangemessene Verzögerung, nachdem sie davon Kenntnis erlangt hat, über jede Verletzung der Datensicherheit, die seine Daten betrifft. Sie stellt die verfügbaren Informationen zur Verfügung und trifft Massnahmen, um deren Folgen zu begrenzen.
10. Löschung bei Vertragsende
- Vor der Beendigung kann der Verantwortliche die hochgeladenen Dokumente herunterladen und die Gespräche im Verwaltungsbereich einsehen.
- Innerhalb von 90 Tagen nach Vertragsende löscht die Auftragsbearbeiterin die Daten des Verantwortlichen, aus den Sicherungskopien innerhalb von weiteren 90 Tagen. Erhalten bleiben nur die Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.
11. Überprüfungen
Die Auftragsbearbeiterin stellt dem Verantwortlichen die Dokumentation zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich ist, etwa die Beschreibung der Sicherheitsmassnahmen. Nur wenn diese Dokumentation nicht ausreicht oder eine Aufsichtsbehörde es verlangt, kann der Verantwortliche eine Überprüfung durch eine zur Vertraulichkeit verpflichtete Prüfstelle durchführen lassen, höchstens einmal pro Jahr und mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen. Die Kosten der Überprüfung, einschliesslich des Aufwands der Auftragsbearbeiterin, trägt der Verantwortliche. Die Überprüfung darf die Sicherheit oder die Daten anderer Kunden nicht gefährden.
12. Haftung
Die Haftung der Parteien richtet sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, vorbehaltlich zwingender Bestimmungen.